在數(shù)字化的大背景下，國家對檔案管理提倡使用電子化的方式。2020年最新修訂的檔案法中：電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以將電子形式作為憑證。

同年11月，國家檔案局辦公室又針對電子檔案的單套管理發(fā)出了征詢意見稿，檔案能夠單獨以電子形式歸檔。同時，大力開展企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點工作。

組織在檔案管理過程中，存在著收集、整理、管理、利用等方面的痛點：

· 檔案分散在不同部門和各個系統(tǒng)，收集麻煩，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；

· 檔案手動整理工作量大，重復(fù)量大，電子紙質(zhì)檔案如何同步？

· 檔案的鑒定、銷毀步驟復(fù)雜，評定程序繁瑣，如何有效管理？

· 檔案利用效率低，檔案管理日志不完整，記錄難追溯？

·檔案查詢難，一份檔案無法多人同時借閱？

……

暢飛揚新一代檔案管理系統(tǒng)

新一代檔案管理系統(tǒng)，提供紙質(zhì)檔案與電子檔案統(tǒng)一管理，以檔案全生命周期管理為核心，支持檔案收集、檔案整理、檔案利用、檔案鑒定、檔案銷毀等全過程，構(gòu)建一個數(shù)字化成果100%歸檔、有效防篡改、可查可驗的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。

>>> 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)核心亮點

· 檔案的全生命周期管理：通過流程對檔案借閱、鑒定實現(xiàn)在線審批操作，實現(xiàn)檔案“收、管、用”全過程管理。

· 電子檔案的100%歸檔：泛微具備電子檔案管理的天然要素，多種方式、渠道獲取檔案。

· 3秒完成信息檢索：多維度、多類型的檢索方式，精準(zhǔn)定位，支持字段組合、OCR內(nèi)容全文檢索、條碼檢索等。

· 數(shù)據(jù)鎖定能力：對內(nèi)實現(xiàn)操作可溯可查，操作記錄完整，系統(tǒng)日志鎖定；對外能夠滿足監(jiān)管、審計等各方面的要求，電子簽名的能力使得電子檔案不被篡改；

· 實體庫房密集架管理模塊無縫對接：與實體庫房一 一對應(yīng)，圖形化方式模擬展示實體庫房密集架或檔案柜布局、實體檔案擺放情況，與庫房密集架管理模塊無縫對接，實現(xiàn)查檔快速定位實體檔案所處物理位置。

· 集成條形碼自動識別接口：可實現(xiàn)檔案資料的大批量、快速借閱登記與歸還，支持條碼打印功能

· 全方位數(shù)據(jù)安全保護(hù)：通過非法途徑獲取數(shù)據(jù)只能打開亂碼。

（檔案收集功能架構(gòu)）

全生命周期的檔案管理方案

一、檔案收集

檔案收集可支持在線或離線的方式收集，支持多種方式錄入檔案數(shù)據(jù)，保存接收的處理記錄。

數(shù)字化采集加工：通過對檔案文件進(jìn)行掃描，圖片數(shù)據(jù)的掛接，對圖片數(shù)據(jù)成果進(jìn)行檢驗。

接口集成采集：調(diào)用多種系統(tǒng)集成方式，提供標(biāo)準(zhǔn)的接口和其他系統(tǒng)調(diào)用，使得采集記錄清晰可查。提供各種統(tǒng)計報表，有效監(jiān)控、評估檔案等

二、檔案管理

根據(jù)年份、類型、全宗、項目號多種維度進(jìn)行自定義設(shè)置，并且能按國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行建立全宗卷。

系統(tǒng)能夠按照預(yù)先設(shè)置好的處理規(guī)則，自動提醒檔案到期，檔案管理員可以選擇一批需要鑒定的檔案，批量進(jìn)行處理。

檔案管理整體功能

三、檔案利用

檔案檢索：多種途徑檢索檔案，集成OCR識別技術(shù)，支持按內(nèi)容進(jìn)行關(guān)鍵字查詢；實現(xiàn)電子文件在線歸檔，與檔案管理平臺無縫對接。

四、檔案報表

暢飛揚數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，能夠支持讀取內(nèi)部檔案數(shù)據(jù)和集成系統(tǒng)數(shù)據(jù)，動態(tài)生成看板和報表。

多維度統(tǒng)計圖形化報表展示了系統(tǒng)檔案管理的全貌。集成大數(shù)據(jù)分析模型，為業(yè)務(wù)應(yīng)用提供分析決策支持。

五、檔案安全

基于區(qū)塊鏈技術(shù)，利用區(qū)塊鏈技術(shù)來實現(xiàn)電子檔案的四性檢測功能，構(gòu)建多中心化的服務(wù)器可信云存儲平臺，通過交叉認(rèn)證與共識 CA 的方式給每份檔案的相關(guān)經(jīng)手人、責(zé)任人、責(zé)任機構(gòu)進(jìn)行簽名背書，可追溯到所有責(zé)任人。

通過植入?yún)^(qū)塊鏈數(shù)字簽名接口，將各個孤立的檔案館鏈接起來，共享互通，提高檔案的再用價值。

通過分級管理授權(quán)的與私鑰公鑰非對稱加密的方式，對部分高度敏感和機密的檔案文件采用大數(shù)據(jù)簽名和信息保密。

結(jié)尾：以上數(shù)據(jù)基于暢飛揚公司整理得出，大數(shù)據(jù)研究，深圳檔案管理機構(gòu)，暢飛揚大數(shù)據(jù)分析工程師